Řada majitelů a manažerů se dotací obává pro složitost a nepřehlednost pravidel, která je nutno při čerpání dotací dodržovat.
Následující příspěvek poodhaluje některé z těchto četných povinností, současně však také ukazuje, že i v rámci těchto pravidel se lze pohybovat a kompetentní dotační poradce v tomto vymezeném prostoru může vyřešit i celou řadu situací, které přináší změny v reálném podnikatelském životě. Přehnané obavy tak nejsou vždy na místě.
Rozhodnutí o poskytnutí dotace
Na příjemce dotace se vztahuje v rámci fyzické realizace a následné udržitelnosti projektu řada povinností. Tyto povinnosti jsou definovány v Rozhodnutí o poskytnutí dotace a týkají se mj. výběru dodavatele, účtování nákladů projektu, vedení administrativy, archivace, dosažení indikátorů projektu atd.
Nejčastější pochybení žadatelů v rámci dotačních programů
- Žadatelé neúčtují náklady dotačního projektu na samostatných účtech pro projekt. U všech dotačních projektů je nutno účtovat uznatelné náklady vždy odděleně od běžné podnikatelské činnosti. Tzn. účtovat náklady dotačního projektu je nutno na analytických účtech, středisku, zakázce, projektu atd.
- Při pořízení dlouhodobého majetku nejsou propláceny náklady na školení, náklady za stravování a ubytování montérů vyčíslené samostatnou částkou.
- Nejpozději po vyplacení dotace je nutno proúčtovat dotaci jako výnos u neinvestiční dotace nebo jako snížení pořizovací ceny majetku u investiční dotace.
- Na všech doložených výpisech z bankovního účtu v rámci žádosti o platbu musí být uvedeny variabilní symboly a čísla účtů dodavatelů. Pokud tomu tak není, je nutno doložit Potvrzení dodavatele o úhradě faktury.
- Ke všem fakturám je třeba doložit objednávky, dodací listy (soupisy prací), předávací protokoly či smlouvy.
- V případě, že dojde na smluvní sankce (např. z prodlení s dodávkou) v rámci pořízení dotovaného majetku, musí žadatel uplatit tyto sankce vůči dodavateli v souladu se smlouvou. V rámci žádosti o platbu je vyžadováno doložení sankční faktury. Nedoporučujeme sankční fakturu započítávat s fakturou za pořízení majetku.
- Termín dodání a vystavení faktury (DUZP) musí nastat před termínem ukončení realizace projektu. Úhrady mohou být (u většiny dotačních programů) realizovány i po ukončení realizace projektu, tj. před podáním žádosti o platbu.
- V rámci žádosti o platbu nejsou doloženy podklady pro splnění indikátorů povinných k naplnění v souladu s Rozhodnutím o poskytnutí dotace, popř. závazné indikátory nejsou splněny v termínu.
- Vyplacením dotace povinnosti nekončí. Je třeba v pravidelných termínech podávat poskytovateli dotace monitorovací zprávy dokladující plnění indikátorů a závazků projektu.
- I když se nejedná o absolutní výčet všech povinností žadatele, je třeba vědět, že nesplnění některé z výše uvedených povinností představuje riziko nevyplacení dotace popř. krácení dotace.
- Na celou řadu těchto podmínek je potřeba myslet již při tvorbě žádosti o dotaci (mnohé se tím usnadní) a samozřejmě i po celou dobu realizace schválené žádosti o dotaci.
Prostor pro kvalitní a smysluplnou „obsluhu“ získání a udržení dotace
Vyhnout se všem úskalím lze tak, že dotacemi je pověřen vlastní pracovník, nebo externí poradenská firma. Nevýhodou interního pracovníka je velký objem režijního času stráveného procházením všech předpisů a nařízení kvůli jednomu konkrétnímu případu a trvalá nejistota, zda postupuje správně (exitující praxe není vždy jasně popsána v metodikách). Poradenská firma samozřejmě čerpá ze svého know-how, znalosti aplikuje vícekrát (tedy efektivněji) a čerpá ze zkušeností u jiných projektů.
Ať již se žadatel o dotaci rozhodne pro jakoukoli cestu realizace svého dotačního projektu, je potřeba dát prostor pro kvalitní a smysluplnou „obsluhu“ získání a udržení dotace. V takovém případě se potom není potřeba dotací ze strany majitelů a managementu obávat.
